FAQ – Hinweisgeberschutz

Inhalt

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Welche Unternehmen sind vom HinSchG getroffen?
Was sind die Kernpflichten für betroffene Unternehmen?
Welche Arten von Verstößen über die Meldestelle gemeldet werden?
Welchen Schutz genießt eine hinweisgebende Person?
Wer darf Meldungen über die interne Meldestelle abgeben?
Welche Aufgaben haben Vertrauenspersonen und wer kann diese Aufgabe wahrnehmen?
Wie müssen die Meldekanälen des Hinweisgebersystems aufgebaut sein?
Müssen Hinweise anonym abgegeben werden müssen?
Was passiert nach einer Meldung?
Warum sollte ein Unternehmen eine externe Meldestelle wie OBSECOM GmbH beauftragen?
Welche Bußgelder drohen, wenn eine interne Meldestelle nicht eingerichtet und betrieben wird?

Allgemeines

Unsere Antworten auf allgemeine Fragen zum Thema Datenschutz:

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein deutsches Gesetz, das am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist. Es dient der Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (Whistleblower-Richtlinie) und soll Personen schützen, die auf Missstände oder Rechtsverstöße in Unternehmen und Organisationen aufmerksam machen. Es verpflichtet bestimmte Unternehmen und öffentliche Stellen, interne Meldestellen einzurichten.

Welche Unternehmen sind vom HinSchG getroffen?

Das HinSchG gilt für:

Juristische Personen des privaten Rechts (Unternehmen, Vereine etc.) mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gibt es eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.
Juristische Personen des öffentlichen Rechts (Behörden, Gemeinden etc.) mit Ausnahme von Kommunen unter 10.000 Einwohnern und öffentlichen Einrichtungen mit weniger als 50 Beschäftigten.

Bestimmte Branchen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wie z.B. Finanzdienstleister, Wertpapierfirmen, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Unternehmen im Bereich der Luftsicherheit.

Was sind die Kernpflichten für betroffene Unternehmen?

Betroffene Unternehmen müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, über die Hinweise auf Rechtsverstöße entgegengenommen, geprüft und bearbeitet werden können. Dies umfasst insbesondere:

Die Bereitstellung sicherer Meldekanäle (z.B. digital, telefonisch, persönlich).
Die Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz.
Die Prüfung der Stichhaltigkeit von Hinweisen.
Die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person über den Eingang und die beabsichtigten Folgemaßnahmen innerhalb bestimmter Fristen.
Den Schutz der hinweisgebenden Person vor Repressalien.

Welche Arten von Verstößen können über die Meldestelle gemeldet werden?

Das HinSchG schützt Hinweisgeber, die Informationen über Verstöße gegen europäisches oder deutsches Recht melden. Dazu gehören unter anderem:

Straftaten (z.B. Korruption, Betrug, Diebstahl)
Ordnungswidrigkeiten, die dem Schutz von Leben, Gesundheit oder der Umwelt dienen
Verstöße gegen Vorschriften zu Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Verstöße gegen Datenschutzvorschriften (z.B. DSGVO)
Verstöße gegen Regelungen zur Produktsicherheit oder Umweltschutz
Bestimmte Verstöße im Finanzdienstleistungsbereich und Wertpapierrecht
Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften.

Welchen Schutz genießt eine hinweisgebende Person?

Das HinSchG schützt Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über bestimmte Arten von Verstößen erlangen und diese an die jeweils zuständigen Meldestellen melden oder offenlegen. Hinweisgebende Personen dürfen im Zusammenhang mit ihrer Meldung vom Beschäftigungsgeber nicht benachteiligt oder diskriminiert werden. Sie haben zudem ein Recht auf Schadensersatz, falls sie durch die Meldung Repressalien erleiden. Deshalb muss die Identität der hinweisgebenden Personen durch die Meldestelle geschützt werden. Der Schutz der Identität besteht jedoch nicht, wenn die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet. Informationen über die Identität von Hinweisgebenden dürfen unter bestimmten Umständen weitergegeben werden, z.B. auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder aufgrund gerichtlicher Entscheidungen. Hinweisgebende Personen können auch nicht für die Beschaffung von Informationen verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung oder der Zugriff auf solche Informationen nicht selbst eine Straftat darstellt. Die hinweisgebenden Personen sind jedoch zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.

Wer darf Meldungen über die interne Meldestelle abgeben?

Geschützt sind Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Dazu gehören:

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (auch ehemalige und Bewerber)
Beamte und Richter
Auszubildende
Praktikanten
Freiwillige
Selbstständige, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringen
Gesellschafter und Organmitglieder (z.B. Geschäftsführer).

Wie müssen die Meldekanäle des Hinweisgebersystems aufgebaut sein?

Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen und unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Das Hinweisgebersystem soll die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, wahren und nicht befugten Mitarbeitern den Zugriff darauf verwehren. Hinweise müssen in Textform oder mündlich (z.B. per Telefon) aufgenommen werden können. Das Hinweisgebersystem muss den gesetzlich vorgeschriebenen Bearbeitungsprozess unterstützen: Eingehende Hinweise werden dokumentiert, geprüft und deren Eingang ist innerhalb von 7 Tagen dem Hinweisgeber zu bestätigen. Dauerhafte Speicherung der Wortprotokolle von Gesprächen mit den Hinweisgebenden und abrufbare Tonaufzeichnung benötigen die Einwilligung der hinweisgebenden Person. Hinweisgebenden sollen innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu Bearbeitung und den ergriffenen Folgemaßnahmen mit Gründen gegeben werden.

Müssen Hinweise anonym abgegeben werden werden?

Das HinSchG schreibt vor, dass die Identität der hinweisgebenden Person geschützt werden muss. Es ist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben, dass die Meldung anonym abgegeben werden kann. Viele Unternehmen bieten dies aus Vertrauensgründen aber zusätzlich an. Wichtig ist, dass die hinweisgebende Person nicht durch Repressalien (z.B. Kündigung, Mobbing) benachteiligt werden darf

Welche Aufgaben hat die Vertrauensperson und wer kann diese Aufgabe wahrnehmen?

Die Vertrauensperson ist für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise und den Betrieb der Meldestelle zuständig. Das Gesetz macht keine Vorgaben, welche Einzelpersonen oder Organisationseinheiten am besten als Vertrauensperson geeignet sind. Die Vertrauensperson muss ihre Tätigkeit jedoch unabhängig wahrnehmen können. Mögliche Interessenkonflikte sind auszuschließen. Die Vertrauensperson muss die notwendige Fachkunde haben und sollte die Aufgabe für eine gewisse Dauer ausüben, um ein sachgerechtes Arbeiten zu ermöglichen. In kleineren Unternehmen können interne Meldestellen von Beschäftigten mit einer Doppelfunktion, Leiterinnen oder Leiter der Complianceabteilung, Integritätsbeauftragte, Rechts- oder Datenschutzbeauftragte oder Auditverantwortliche ausgeführt werden.

Was passiert nach einer Meldung?

Nach Eingang einer Meldung muss die interne Meldestelle:

Den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen.
Den Sachverhalt prüfen und bewerten.
Innerhalb von 3 Monaten der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen geben.
Gegebenenfalls interne Untersuchungen einleiten oder an zuständige Stellen (z.B. Geschäftsführung, Rechtsabteilung, externe Behörden) weiterleiten.

Warum sollte ein Unternehmen eine externe Meldestelle wie OBSECOM GmbH beauftragen?

Die Beauftragung einer externen Meldestelle wie OBSECOM bietet zahlreiche Vorteile:

Unabhängigkeit und Vertrauen: Eine externe Stelle wird oft als neutraler und vertrauenswürdiger wahrgenommen, was die Meldebereitschaft erhöht.
Rechtssicherheit: Wir stellen sicher, dass alle Prozesse den strengen Anforderungen des HinSchG entsprechen und Sie vor rechtlichen Risiken geschützt sind.
Expertise und Effizienz: Sie profitieren von unserem spezialisierten Fachwissen und unserer Erfahrung im Umgang mit sensiblen Hinweisen, ohne eigene Ressourcen binden zu müssen.
Kostenersparnis: Die Einrichtung und der Betrieb einer eigenen internen Meldestelle können kosten- und personalintensiv sein.
Schutz vor Repressalien: Durch die externe Abwicklung wird der Schutz der hinweisgebenden Person noch stärker gewährleistet.

Welche Bußgelder drohen, wenn eine interne Meldestelle nicht eingerichtet und betrieben wird?

Unternehmen, die es versäumen eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, obwohl vorgeschrieben, können mit Bußgeld bis zu 20.000 EUR bestraft werden. Das Vergehen wird als Ordnungswidrigkeit behandelt. Lassen Sie daher Ihre interne meldestelle durch eine fachkundige und unabhängige externe Vertrauensperson betreuen.