FAQ – Mitteilungsportal
Inhalt
Wie gibt man einen Hinweis?
Was passiert nach dem Absenden des Hinweises?
Wie bekomme ich eine Antwort auf meinen Hinweis?
Was ist das Mitteilungsportal?
Wofür soll das Mitteilungsportal verwendet werden?
Wer betreibt das Mitteilungsportal?
Können bei Nutzung des Mitteilungsportals die Verbindungsdaten zurückverfolgt werden?
Kann die vertrauliche Behandlung meiner Identität als Hinweisgeber aufgehoben werden?
Wer erhält meinen Hinweis?
Ich würde gerne anonym bleiben aber trotzdem eine Rückantwort bekommen. Was muss ich dafür tun?
Wie schnell erhalte ich eine Antwort?
Wann kann ich das Mitteilungsportal erreichen?
Kann ich eine Nachricht in meiner Muttersprache hinterlassen?
Kann ich auch Dokumente hinterlegen?
Was passiert, wenn ich meine Zugangsdaten zum Mitteilungsportal vergessen habe?
Unsere Antworten auf allgemeine Fragen zum Thema Mitteilungsportal:
Wie gibt man einen Hinweis?
Ein Hinweis kann über das Mitteilungsportal im Internet über diese URL gegeben werden:
https://xxxx.mitteilungsportal.de/Start
Wählen Sie dazu auf der Startseite rechts oben die Sprache. Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche „Postfach anlegen“ um ein sicheres Postfach anzulegen.[ Wählen Sie aus, ob dieses Postfach anonym oder mit Ihren persönlichen Daten verknüpft sein soll] und folgen Sie den Anweisungen. Wenn das sichere Postfach angelegt ist können Sie sich anmelden und einen Hinweis aufgeben. Füllen Sie dazu das Formular „Neuer Hinweis“ aus. Zum Hinweis können Dokumente und Sprachnachrichten hochgeladen werden. Mit jedem Hinweis muss ein 5-stelliger PIN-Code vergeben werden. Bewahren Sie die Zugangsdaten zu Ihrem sicheren Postfach und den PIN-Code an einem sicheren Ort auf. Wenn Sie den Hinweis vollständig beschrieben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“
Um später erneut den Status des Hinweises abzurufen und um mit der Vertrauensperson zu kommunizieren, müssen Sie sich in Ihrem sicheren Postfach anmelden und den PIN-Code für den Abruf der Meldung eingeben.
Was passiert nach dem Absenden des Hinweises?
Die Vertrauensperson bestätigt Ihnen den Eingang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen. Die Antwort der Vertrauensperson wird an Ihr sicheres Postfach im Mitteilungsportal gesendet. Die Vertrauensperson prüft dann, ob der Sachverhalt in den Anwendungsbereich der geltenden Hinweisgeberschutz-Gesetze und/oder des Code of Conduct fällt und ob er stichhaltig ist.
Wie bekomme ich eine Antwort auf meinen Hinweis?
Die Vertrauensperson bestätigt Ihnen zunächst den Eingang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen. Üblicherweise erhalten Sie dann innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemassnahmen sowie die Gründe für diese.
Was ist das Mitteilungsportal?
Das Mitteilungsportal ist ein unabhängiger externer Dienst, mit dem interne und externe Personen über Fehlverhalten und Missstände im Unternehmen informieren können. Das Mitteilungsportal wird über das Internet auf einer sicheren Webseite zur Verfügung gestellt. [Eine Meldung kann dort vollständig anonym erfolgen.]
Wofür soll das Mitteilungsportal verwendet werden?
Beschäftigte, die Kenntnis oder einen begründeten Verdacht hinsichtlich eines relevanten Fehlverhaltens/Missstands haben, können einen entsprechenden Hinweis im Mitteilungsportal machen. Ausserdem können solche Hinweise jederzeit auch auf den bekannten und etablierten Berichtswegen gemeldet werden. Dies sind z.B.:
- die Geschäftsführung
- den/die Vorgesetzte
- HRM
Wer betreibt das Mitteilungsportal?
Das Mitteilungsportal wird im Auftrag durch die OBSECOM GmbH als unabhängige Vertrauensperson mit Sitz in Stuttgart/Deutschland betrieben. Die OBSECOM GmbH ist für die Verarbeitung und Vertraulichkeit aller eingehenden Hinweise im Rahmen geltenden Rechtes verantwortlich.
Können bei Nutzung des Mitteilungsportals die Verbindungsdaten zurückverfolgt werden?
Nein. Das Mitteilungsportal wird von der OBSECOM GmbH betrieben. Ihre Unternehmen hat keinen Zugriff auf die Verbindungsdaten. IP-Adressen oder sonstige Verbindungsdaten werden vom Mitteilungsportal nicht gespeichert und können somit nicht zur Verfügung gestellt werden. Wenn der Hinweisgeber einen Firmencomputer aus dem internen Netzwerk verwendet, könnte es jedoch theoretisch möglich sein, dass diese Verbindungsdaten aus dem Firmennetzwerk rückverfolgbar sind.
Kann die vertrauliche Behandlung meiner Identität als Hinweisgeber aufgehoben werden?
Wenn Sie einen anonymen Hinweis geben, kann Ihre Identität nicht offengelegt werden. Bei Hinweisen mit Namensangabe kann in bestimmten gesetzlich vorgeschriebenen Fällen die Vertrauensperson zur Offenlegung der Identität des Hinweisgebers verpflichtet werden. Die Offenlegung erfolgt z.B. wenn ein Gericht dies vorschreibt, Strafverfolgungsbehörden die Offenlegung verlangen oder wenn eine Anordnung durch ein verwaltungsbehördliches Verfahren ergeht. Wenn Sie vorher in die Offenlegung Ihrer Identität eingewilligt haben, kann die Vertrauensperson Ihre Identität auch weitergeben, wenn dies für Folgemassnahmen erforderlich ist.
Wer erhält meinen Hinweis?
Empfänger des Hinweises ist zunächst die OBSECOM GmbH als unabhängige Vertrauensperson unseres Unternehmens. Die Vertrauensperson prüft eingehende Hinweise und bestimmt den weiteren Weg zum Umgang mit dem Sachverhalt. Je nach Art der Meldung kann der Sachverhalt im weiteren Verlauf internen Personen übergeben werden an den Compliance-Officer, bzw. dann weiter an interne Ansprechpartner bzw. die Geschäftsleitung oder an den Verwaltungsrat). Bei der weiteren Prüfung des Missstands können externe Sachverständige, z.B. Rechtsanwälte, hinzugezogen werden. Es kann zu einer Anzeigepflicht bei hinreichendem Verdacht einer Straftat kommen. Dabei kann der Sachverhalt Strafverfolgungsbehörden und Gerichten offengelegt werden.
Ich würde gerne anonym bleiben aber trotzdem eine Rückantwort bekommen. Was muss ich dafür tun?
Sie können im Mitteilungsportal ein anonymes sicheres Postfach anlegen. Bei diesem Postfach werden keinerlei personenbezogene Daten des Hinweisgebers gespeichert. Über das anonyme sichere Postfach erhalten Sie Zugang zu Ihrem Hinweis und Sie können mit der Vertrauensperson kommunizieren. Rückfragen und weitere Informationen können Sie mit der Vertrauensperson über das anonyme sichere Postfach austauschen.
Wie schnell erhalte ich eine Antwort?
Sie erhalten spätestens sieben Tage nach Eingang des Hinweises eine Eingangsbestätigung. Eine ausführliche Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung wird innerhalb von drei Monaten zugesendet.
Wann kann ich das Mitteilungsportal erreichen?
Das Mitteilungsportal kann 24 Stunden täglich, an jedem Tag des Jahres genutzt werden.
Kann ich eine Nachricht in meiner Muttersprache hinterlassen?
Um Missverständnisse und die Einbindung von externen Übersetzungsbüros zu vermeiden, empfehlen wir, eine Meldung in der Unternehmenssprache abzugeben. Dennoch ist eine Meldung auch in einer anderen Sprache möglich.
Kann ich auch Dokumente hinterlegen?
Wenn Sie das Mitteilungsportal über das Internet nutzen, können Sie mit Ihrem Hinweis auch Dokumente und Sprachnachrichten hochladen. Bitte stellen Sie bei anonymen Hinweisen sicher, dass die von Ihnen hochgeladenen Dokumente keine Hinweise auf Ihre Identität enthalten. Sprachnachrichten werden verfremdet, so dass aus Ihrer Stimme nicht die Person ableitbar ist.
Was passiert, wenn ich meine Zugangsdaten zum Mitteilungsportal vergessen habe?
Aus Sicherheitsgründen kann weder die Vertrauensperson noch das Mitteilungsportal vergessene Zugangsdaten wiederherstellen. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten zum sicheren Postfach einmal vergessen haben, müssen Sie ein neues sicheres Postfach eröffnen und den Hinweis erneut aufgeben. Wenn Sie Ihren PIN-Code zum Hinweis vergessen haben, müssen Sie Ihren Hinweis nochmals unter einer neuen Fall-Nummer aufgeben.